E-Mail Support kann schnell, effizient und gewinnbringend sein!

Möchtest du wissen, wie du deinen E-Mail Support so gestalten kannst,
dass er dir Geld erwirtschaftet, anstatt Zeit und Aufwand zu kosten?

Spare Zeit

Du siehst auf den ersten Blick,
welchen Kundenstatus der
Kontakt hat und welches
Potential dieser hat.

Effizient & Einfach

Dir stehen alle wichtigen
Informationen für den E-Mail
Support auf einer Seite zur
Verfügung.

Kundenwert

Bei jeder E-Mail Anfrage siehst
du den Kundenwert und die
gekauften Produkte eines
Kunden.

100% Kundenüberblick

Dank dieser Kundenübersicht
stehen dem Support alle
wichtigen Informationen auf
einen Blick zur Verfügung.

Mehr Umsatz

Du kannst dem Kontakt
passende Produkte (die der
Kunde noch nicht hat)
anbieten.

Kundenzufriedenheit

Dank der Übersicht kannst du
bestens auf deinen
Interessenten und Kunden
eingehen.

Mit dieser Lösung hebst du deinen Kundensupport auf ein neues Level

Wieviele E-Mails bekommst du täglich von deinen Websitebesuchern, Interessenten und
Kunden? Dieser E-Mail Support wird oft als lästig, zeitaufwändig und nervend bezeichnet.


Doch das muss nicht so sein. Support kann sehr smart sein. Wie das funktioniert, zeige ich
dir jetzt.


Dazu habe ich ein kurzes Beispiel für dich vorbereitet:


Mitarbeiter Stefan von der Firma Mustersupport XY ist zuständig für alle Anfragen, die per
E-Mail eingehen. Das größte Problem von Stefan ist es, dass er Interessenten und Kunden
nicht voneinander unterscheiden kann.


Das ist Support im Blindflug und kostet für jede Nachricht sehr viel Zeit. So beginnt jede
Antwort mit einer Recherche, ob diese Person schon Kunde ist und welche Produkte gekauft
wurden. Dazu loggt sich Stefan bei Digistore24 (oder anderen Tools) ein.


Als nächstes nimmt Stefan den Taschenrechner zur Hand und rechnet den Kundenwert aus.
Denn die Anweisung vom Chef lautet: Betreue einen Kunden der einen Kundenwert von
mehr als 100 Euro hat noch intensiver.


Dank der Zahl auf dem Taschenrechner kann Stefan den Kunden einschätzen. Bis zu diesem
Zeitpunkt sind allerdings schon mehrere Minuten vergangen.


Jetzt prüft Stefan noch KlickTipp (oder andere E-Mail Marketing Lösungen), ob und für
welche Themen sich dieser Kontakt eingetragen hat.


Nach langen 5 Minuten Recherche kann Stefan endlich eine Antwort verfassen. Für diese
braucht er in der Regel weitere 5 Minuten.


Dem Chef sind 10 Minuten pro E-Mail einfach zu viel und er fordert Stefan auf, schneller zu
arbeiten. Stefan entscheidet sich, die Recherchen wegzulassen und der Person sofort zu
antworten.


Nach ein paar Wochen gibt es eine Ansage vom Chef: Die Beschwerden sind gestiegen, die
Kundenzufriedenheit gefallen und die Verkäufe über den Support sind eingebrochen.


Nach viel Recherche findet Stefan dann die perfekte Lösung für den E-Mail Support:

  • Er sieht auf den ersten Blick, ob es sich um einen Interessenten oder Kunden handelt.
  • Er sieht auf den ersten Blick, welche Produkte der Kunde gekauft hat.
  • Alle Kundendaten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse) werden dargestellt.
  • Der Kundenwert wird übersichtlich dargestellt.

Das ergibt für Stefan und die Firma Mustersupport XY folgende Vorteile:

  • Stefan spart sich pro E-Mail 5 Minuten Zeit an Recherche. Er sieht auf den ersten
    Blick alle Kontaktdaten des Kunden, den Kundenstatus, den Kundenwert und die vom
    Kunden gekauften Produkte.
  • Aufgrund dieser Informationen kann er zu 100% auf den Kontakt eingehen, ihm die
    perfekte Antwort schreiben und gezielt Produkte anbieten.
  • Der Support wird deutlich effektiver, da man sich zu 100 Prozent auf den Kunden
    konzentrieren kann.

Wie ist es zu dieser Lösung gekommen?

Als Programmierer werde ich häufig zu unterschiedlichsten Themen kontaktiert. Im Februar
2021 bekam ich eine Kundenanfrage zu dem gerade geschilderten Problem.


Ich fand diesen Ansatz sehr interessant und habe gleich erkannt, das viele
Internetunternehmer, Coaches, Berater und Firmen genau das selbe Problem haben.


Nächtelang habe ich mir Gedanken gemacht und entstanden ist eine Lösung, die alle für den
Support relevanten Informationen an einem Ort zusammenbringt.


So funktioniert es:


Helpscout ist die perfekte Basis für diese Aufgabenstellung. Helpscout ist ein E-Mail
Supportsystem, auch Ticketsystem genannt. Das ist quasi die Grundlage.


Der große Vorteil von Helpscout besteht darin, das man die “nackte” Oberfläche per
Schnittstelle mit allen Informationen zum Kunden befüllen kann.


Das sieht beispielsweise so aus:


Auf den ersten Blick sieht man alle Kundendaten (im Bild geschwärzt), Kundenwert, Produktkäufe und für welche Themen sich der Kunde zum Newsletter angemeldet hat.

Schnittstellen und Integrationen

  • Helpscout
  • Digistore24
  • KlickTipp

Alle Funktionen im Überblick

Sicherlich interessieren dich jetzt auch die Details und einzelnen Funktionen. Grundlage ist
hier ein Helpscout-Account. Theoretisch ist das auch mit anderen Ticketsystemen möglich.
Helpscout bietet hier allerdings die mit Abstand beste Grundlage und ist aus diesem Grund
auch meine Empfehlung.


Kundendaten werden automatisch übertragen

Sicherlich kennst du das: Du bekommst eine E-Mail und weißt nicht so recht, mit wem du es
eigentlich zu tun hast. Du siehst die E-Mail Adresse, ein Name ist allerdings nicht ersichtlich.
Wenn die Signatur fehlt, bist du im Blindflug unterwegs. Mit dieser Schnittstelle werden
Kundendaten von Digistore24 oder anderen Zahlungsprogrammen automatisch
übernommen. Beim Kauf hinterlegte Informationen werden übernommen.


Produkte eines Kunden
Du hast vollständige Transparenz: Auf den ersten Blick siehst du eine Übersicht aller
Produkte, die der Kunde gekauft hat. Du siehst die Produktbezeichnung, das Kaufdatum und
vor wie vielen Tagen der Kauf stattgefunden hat.


Kundenwert
Der Kundenwert ist eine wichtige Kennzahl und hilft dem Support, die Anfrage richtig
einzuschätzen. So kann sich der Support bei einem großen Kundenwert besondere Mühe
geben.


Direkter Link zur Bestellbestätigungsseite
Im Support sind Fragen zur Bestellung sehr häufig. Entweder zur Rechnung oder zum
Produkt selbst. In der Übersicht siehst du alle Produkte, die der Kunde gekauft hat. Dahinter
versteckt sich ein Link zur jeweiligen Digistore24-Bestellbestätigungsseite. Ein Klick und du siehst alle wichtigen und relevanten Informationen zur Rechnung und Bestellung.


Datum des Kaufs (Inklusive Anzahl der Tage seit dem Kauf)
Du siehst auf den ersten Blick, wann der Kunde das Produkt gekauft hat. Dazu wird dir das
Datum und die seit dem Kauf vergangenen Tage dargestellt. Gerade bei Produktrückgaben
und Stornierungen ist das eine wichtige Information.


Rückgabe/Stornierung von Produkten
Rückgaben mag niemand, trotzdem kommen sie manchmal vor. Auch diese Information
sieht du direkt auf den ersten Blick. Zusätzlich sind Rückgaben und Stornierungen farblich in rot gekennzeichnet.


KlickTipp TAGs und Felder
Wenn du KlickTipp im Einsatz hast, kannst du dich über eine weitere Funktion freuen. Dir werden alle TAGs und von Dir ausgewählte Feldinhalte dargestellt, die der Kontakt hat. Diese Information hilft dir dabei, Interessen deiner Kontakte auf den ersten Blick zu erkennen.


Zusätzliche Felder

Du hast die Möglichkeit, bei Helpscout eigene Lesezeichen anzulegen. Das spart im Support
wertvolle Zeit.


ABOs (Aktiv - Inaktiv - Kündigung)
Wenn du ein Abonnement betreibst, habe ich für dich eine weitere grandiose Funktion. Du
siehst sofort, welchen Status dein Kunde hat.

  • Grün: ABO Aktiv
  • Gelb: Abo Aktiv aber gekündigt
  • Rot: Abo gekündigt und inaktiv

Zusätzlich siehst du das Datum der Kündigung und wie viele Tage seit dem vergangen sind.


Live-Einblick: Niemand kauft gerne die Katze im Sack

Damit du dir selbst ein Bild von dieser genialen Lösung machen kannst, werden wir dir das
Live zeigen.


Oliver Pfeil ist quasi der Erfinder dieser Idee und ich habe das technisch umgesetzt.


Oliver kann dir die Vorteile und Möglichkeiten am besten zeigen und ich freue mich, dass er
sich dafür bereit erklärt hat. In einem Zoom-Meeting wird er dir alles Live und in Farbe
zeigen.


Wähle in folgendem Kalender von Oliver einen für dich passenden Termin aus. Über Zoom
(Online-Konferenz) bekommst du einen Live-Einblick und kannst all deine Fragen stellen.

Eigene Testumgebung erstellen

Du kannst Dir auch recht schnell eine eigene Testumgebung erstellen. Alle verwendeten Tools haben eine kostenfreie oder zumindest fast kostenfreie Testmöglichkeit.


Als zentrale Tools benötigst Du Helpscout:
-> zum gratis 14-Tage-Helpscout-Test

und den Helpscout Connector
-> zum gratis 30-Tage-Helpscout-Connector-Test


Logge dich in beide Systeme ein. Im Helpscout Connector findest du eine Beschreibung, wie du die Verbindung von Helpscout mit Digistore24 erstellst, so dass Daten zukünftiger Käufer automatisch von Digistore nach Helpscout übertragen werden.


Zur Anzeige der von einem Kunden gekauften Produkte richtest Du eine weitere App in Helpscout ein. Auch hierfür findest Du eine Anleitung in der o.g. Beschreibung.


Schon kannst Du beide Systeme völlig kostenfrei 2 Wochen lang testen.


Du kannst auch noch weitere Apps in Helpscout, wie z.B. für Klick-Tipp, einrichten.


Klick-Tipp Deluxe kannst Du hier für 1€ testen:
-> zum 1-Euro 30 Tage Klick-Tipp Test


Dirk Mohs

Softwareentwickler und Marketer

Über den Entwickler

Das Zusammenführen von Softwareentwicklung und Internetmarketing schafft Lösungen, welche ein hohes Maß an Effektivität und somit Zeit- und Kostenersparnis auf der einen Seite, wie auch Umsatzsteigerungen auf der anderen Seite ermöglichen.

Die Erfahrungen als Softwareentwickler, Shopbetreiber, Consultant und Anbieter digitaler Produkte ermöglicht die Entwicklung von Produkten aus der Praxis für die Praxis.

Copyright - Softwarebüro Dirk Mohs